O recurso Multiempresa da plataforma Olist Tiny permite o gerenciamento simultâneo de múltiplas contas.
Este recurso é especialmente útil para empresas que possuem várias unidades ou filiais, permitindo uma centralização eficaz de clientes, fornecedores, produtos, pedidos e estoque.
Se você possui a necessidade de gerenciamento de múltiplos negócios, este conteúdo é fundamental para você. Conhecer bem como funciona o recurso multiempresa do Olist Tiny é fundamental para otimizar os processos de gerecniamento e reduzir custos.
Neste conteúdo, vamos compartilhar informações sobre o recurso, principais benefícios, funcionalidades e como você pode implementar em sua empresa.
O que é o Olist Tiny Multiempresas?
Imagine um mundo onde suas empresas trabalham em perfeita harmonia, com todas as suas operações integradas de forma eficiente e prática. Com o recurso Multiempresa do Olist Tiny, essa visão se torna realidade. Você pode conectar duas ou mais contas para gerir seu grupo de empresas de maneira simultânea e integrada.
Ao estabelecer essa conexão, você transforma a gestão dos seus negócios. Centralize o controle de clientes, fornecedores, produtos e pedidos, e compartilhe o estoque de suas empresas em uma única conta. Essa centralização não apenas simplifica os processos diários, mas também fortalece a capacidade de tomada de decisões ao ter uma visão unificada de suas operações.
Desfrute da tranquilidade que o estoque compartilhado oferece. Este recurso atualiza automaticamente o saldo de estoque para seus anúncios em plataformas de e-commerce, garantindo que suas ofertas estejam sempre alinhadas com a disponibilidade real.
Embora o estoque seja compartilhado, o controle detalhado — incluindo lançamentos de entradas e saídas — permanece individual para cada empresa, oferecendo a flexibilidade e o controle que cada unidade precisa.
Importante!
Para conectar suas empresas através do Multiempresa, é essencial que cada uma tenha sua própria conta já cadastrada e um plano ativo no Olist Tiny. Isso assegura que a origem e o destino dos dados sejam sempre claros e precisos
Configurando o Olist Tiny Multiempresas
Para começar a integrar suas empresas de maneira eficaz, instale as extensões Token API e Multiempresas em todas as suas contas no Olist Tiny. Assim, você estará preparado para aproveitar ao máximo o módulo multiempresa!
Siga este guia simples para instalação:
- Navegue até Menu > Início > Extensões do Olist Tiny.
- Localize a extensão Token API, clique em Instalar e confirme a instalação.
- Volte à loja de extensões, encontre a extensão Multiempresas, clique novamente em Instalar e confirme a operação.
Assim que a instalação for concluída, você será guiado automaticamente para o menu de configurações do recurso multiempresa. A partir daí, você estará pronto para explorar todas as possibilidades de gestão integrada que o Olist Tiny oferece.
Conexão Olist Tiny Multiempresa
Estabelecer uma conexão harmoniosa entre suas contas do Olist Tiny é essencial para maximizar a eficiência operacional. Este vínculo é realizado através do token API das empresas, permitindo que elas enviem e recebam dados de forma segura e autorizada.
Passos para Conectar as Empresas:
Na empresa de origem ‘A’:
- Navegue para a aba Enviar Dados e clique em Adicionar Empresa de Destino.
- Cole o token da empresa de destino e clique em Adicionar.
Para obter o token da empresa de destino ‘B’:
- Acesse a conta Olist Tiny da empresa ‘B’, vá para Menu > Configurações, na aba E-commerce, e clique em Token API.
- Copie o código do campo Token, pois este será utilizado na empresa de origem ‘A’.
Configurações na empresa de destino ‘B’:
- Vá para Menu > Configurações > Aba Geral e, na seção Outras Configurações, acesse Multiempresa.
- Na aba Receber Dados, autorize a empresa de origem ‘A’ clicando no menu de contexto (…) > Autorizar.
- Na aba Enviar Dados, cole o token da empresa de origem ‘A’ e clique em Adicionar.
Na empresa de origem ‘A’:
- Em configurações multiempresa, na aba Receber Dados, autorize a empresa de origem ‘B’ clicando no menu de contexto (…) > Autorizar.
- Em configurações multiempresa, na aba Receber Dados, autorize a empresa de origem ‘B’ clicando no menu de contexto (…) > Autorizar.
Repita esses passos para todas as contas que deseja vincular, garantindo um fluxo contínuo e seguro de informações.
Observações Importantes:
- O compartilhamento de estoque entre as contas é garantido, mesmo sem a autorização de envio e recebimento de dados.
- A sincronização de clientes, pedidos e produtos ocorre somente após a devida autorização entre as contas.
- Ações realizadas em qualquer empresa serão replicadas para as demais. Se desejar modificar apenas uma empresa, desative temporariamente os parâmetros de sincronização automática antes de prosseguir.
- Ao configurar o SKU das contas, opte pela configuração Manual em vez de Sequencial. O SKU é a chave para o reconhecimento de produtos entre contas e deve ser o mesmo para evitar duplicações.
Gestão e Compartilhamento de Estoque Multiempresa
Ao definir o comportamento do estoque entre suas contas conectadas no Olist Tiny, é importante considerar alguns parâmetros que ajudam a otimizar suas operações:
Considerar Estoque desta Empresa:
Ativando este parâmetro, você assegura que o saldo de estoque desta empresa seja utilizado em operações internas, no envio de produtos para o e-commerce e no compartilhamento de estoque com outras empresas conectadas via Multiempresas. Se desativado, o estoque desta empresa não será considerado para essas finalidades. Assim, o saldo que abastecerá seus anúncios será o saldo compartilhado, acumulado das demais contas com esta opção ativada.
Considerar Estoque para API:
Este parâmetro determina que informações serão disponibilizadas via API ao consultar o estoque. Marque para todas as empresas do grupo caso deseje que o saldo total e reservas de todas elas sejam considerados. Caso contrário, selecione apenas a empresa atual para que apenas seu saldo e reservas sejam incluídos na consulta API.
Importante:
As movimentações de estoque geram atualizações que são sincronizadas com todos os anúncios do produto em todas as contas conectadas. No entanto, o saldo considerado para estas atualizações é o saldo compartilhado do Multiempresas.
Dicas Úteis:
➣ Se o seu objetivo é somar estoques das contas conectadas mantendo o controle individual de cada uma, habilite o parâmetro em todas as contas.
➣ Para centralizar o estoque em uma única conta, ative este parâmetro apenas na empresa responsável pela centralização. Nas demais, mantenha o parâmetro desativado e, configure cada integração indicando o depósito como “Todos os próprios”.
➣ Ao cadastrar depósitos, opte pelo tipo de estoque como próprio caso deseje que o saldo seja compartilhado com outras contas.
Gestão Multiempresas de Cadastros
Atualizar Dados do Cliente ao Enviar Pedido
Habilitando este parâmetro, você garante que, ao transferir um pedido de uma empresa para outra, as informações do cliente sejam automaticamente atualizadas na empresa de destino. Isso ajuda a manter todos os registros sempre atualizados, facilitando o atendimento e o relacionamento com seus clientes.
Atualizar Campos do Produto ao Enviar Pedido
Com este recurso ativado, ao enviar um pedido entre empresas, os detalhes dos produtos incluídos são automaticamente sincronizados na empresa de destino. Além disso, ao lançar notas de entrada, os produtos são atualizados em todas as empresas do grupo, assegurando uniformidade nos dados.
Dica:
Em configurações do cadastro de produtos, defina o parâmetro de código (SKU) como manual. Assim, o produto enviado manterá o mesmo SKU em todas as empresas, garantindo atualizações precisas e consistentes.
Sincronizar Contatos Automaticamente
Ativando esta função, qualquer inserção, alteração ou exclusão de contatos será refletida em todas as empresas do grupo, mantendo sua base de dados sempre atualizada.
Dica:
Utilize o nome e CPF/CNPJ como identificadores principais para evitar duplicatas. Desabilite a permissão de CPF/CNPJ duplicado nas configurações para manter a organização dos contatos.
Sincronizar Produtos Automaticamente
Este parâmetro permite que qualquer modificação no cadastro de produtos seja atualizada de forma automática em todas as empresas do grupo.
Dicas:
- A sincronização ocorrerá apenas para produtos modificados após a ativação do parâmetro.
- Para produtos não alterados, utilize a opção “enviar produtos para outras empresas”, acessível em “mais ações” no módulo de produtos.
- Se a administração dos produtos é realizada em uma única empresa, habilite o parâmetro apenas nessa empresa.
Regras de Vínculo para a Sincronização de Produtos
Neste parâmetro, escolha a regra de identificação para vinculação dos produtos entre contas. As opções incluem:
- SKU
- SKU, GTIN
- SKU, GTIN ou Descrição do Produto
Observações:
- Apenas produtos com o mesmo SKU serão atualizados. Se produtos diferentes compartilham o mesmo SKU, o produto na empresa de destino será substituído.
- Todos os produtos precisam de um SKU para evitar duplicações. Produtos sem SKU serão sempre duplicados ao sincronizar.
- A estrutura do produto (simples, kit ou variação) deve ser consistente. Ao modificar, por exemplo, de simples para kit, mantenha o parâmetro ativo somente em uma empresa para evitar sobrescrições indesejadas.
Gestão de Pedidos Multiempresa
Marcar Pedidos Enviados como Cancelados na Empresa de Origem
Ao ativar este parâmetro, cada vez que um pedido é transferido para outra empresa, ele é automaticamente cancelado na empresa de origem. Isso inclui o cancelamento e estorno de quaisquer reservas ou lançamentos de estoque associados. A partir desse momento, todo o gerenciamento do pedido passa a ser feito na empresa de destino, garantindo uma gestão eficiente e centralizada.
Enviar Pedidos de Venda Automaticamente
Para que os pedidos realizados nas empresas conectadas sejam transferidos automaticamente para outra empresa, basta habilitar o parâmetro de envio automático e definir as regras de sincronização.
Como Cadastrar Regras de Sincronização de Pedidos:
- Clique em Adicionar Regra.
- Na tela lateral, escolha a Empresa de Destino.
- Indique os estados dos pedidos de venda no campo Quando o Pedido For Referente aos Estados. Assim, pedidos com entregas nesses estados serão automaticamente transferidos para a empresa designada como destino.
- No campo Quando o Pedido Vier Através da Integração, selecione as integrações cujos pedidos serão direcionados. Caso os pedidos sejam inseridos via PDV ou API, marque Sem Integração.
- Defina as Situações em que os pedidos serão transferidos para a empresa de destino.
- Lembre-se de Salvar as regras e configurações multiempresa.
Crie quantas regras forem necessárias para se alinhar ao seu fluxo de operações e às empresas conectadas. Após adicionar uma regra, é possível editá-la, cloná-la ou excluí-la conforme necessário.
Considerar a Natureza de Operação Padrão da Empresa de Destino ao Enviar Pedidos
Com este parâmetro ativado, os pedidos são registrados considerando a natureza de operação padrão da conta de destino, tanto em envios manuais quanto automáticos. Ao chegar na conta de destino, a natureza padrão é atribuída e os impostos são recalculados. Caso o parâmetro esteja desativado, a natureza será identificada com base na descrição do cadastro da natureza. Se não houver correspondência exata, a natureza padrão da conta de destino será aplicada.
Observações Importantes:
- Pedidos são transferidos ao atingirem a situação definida na regra de sincronização. Por exemplo, se a regra está configurada para pedidos “faturados”, a transferência ocorre apenas quando eles alcançam esta situação.
- A regra de sincronização também se aplica ao envio manual de pedidos.
- Se a situação para sincronização estiver como “aprovado” e ambas as empresas (origem e destino) tiverem a configuração para gerar nota fiscal automaticamente, poderá ocorrer duplicidade de notas fiscais.
- Os impostos dos pedidos são recalculados ao chegarem na conta de destino, seguindo as configurações da natureza de operação atribuída.
- Por padrão, o parâmetro de considerar a natureza padrão da empresa de destino está habilitado ao instalar o módulo multiempresa.
Dicas Adicionais
Procurei neste conteúdo listar os principais pontos e recursos que você encontrar utiliizando o módulo do multiempresa do Olist Tiny. Mas, aconselho que você explore estas e outras possibilidades do recurso.
Alguns recursos adicionais oferecidos pelo módulo multiempresa do Olist Tiny incluem:
- Consulta de pedidos e itens de estoque;
- Relatórios como: Curva ABC, DRE, etc;
- Relatório de Estoque;
- Necessidades de Compras.
Explore o potencial do Olist Tiny Multiempresa.
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